Disclaimer. Aan de informatie op deze pagina kunnen geen rechten worden ontleend.

Geen beroepskosten, maar wel studiekosten!

De kosten die men voor het promoveren maakt zijn normaliter gericht op uw beroep of uw toekomstig beroep en zijn daardoor te beschouwen als studiekosten en daarmee aftrekbaar voor de belasting.

Onder aftrekbare studieuitgaven vallen in het algemeen daardoor ook de kosten van een proefschrift en de verdediging van dit proefschrift. Uitgaven buiten de academische sfeer zoals de kosten van een promotiediner en een promotiefeestje, zijn niet atrekbaar.

Aftrek van de promotiekosten is niet meer mogelijk als niet meer het voornemen bestaat om een werkkring te zoeken, hetgeen zich bijvoorbeeld kan voordoen bij gepensioneerden.

Belangrijk!
De uitgaven zijn slechts aftrekbaar in het jaar waarin de kosten zijn betaald of verrekend. Dus niet de factuurdatum van een ontvangen rekening is hier het criterium maar het jaar waarin u de kosten betaald heeft!

Drempel uitgaven voor studiekosten

Het gaat om de uitgaven die door u of door uw fiscale partner voor uw studie zijn gedaan. Daarnaast geldt:

- De opleiding of studie was gericht op uw beroep of werk, of op uw toekomstige beroep of werk;
- De uitgaven min eventuele vergoedingen zijn hoger dan de drempel van € 500.
- Alleen de uitgaven boven de drempel mag u aftrekken tot een maximaal aftrekbedrag van € 15.000.

Als u voor uw studiekosten of andere scholingsuitgaven een vergoeding ontving, bijvoorbeeld een prestatiebeurs, moet u deze vergoeding eerst van uw uitgaven aftrekken voordat u het aftrekbedrag berekent.

Als u een fiscale partner heeft
U telt de aftrekbare uitgaven voor studiekosten en andere scholingsuitgaven bij elkaar. Als uw fiscale partner ook studiekosten had, geldt ook voor uw fiscale partner afzonderlijk een drempel van € 500 en het maximum bedrag van € 15.000. Dit geldt ook als u de studiekosten voor uw fiscale partner betaalde. Het aftrekbedrag kunt u verdelen zoals u dat wilt, zolang het totaal maar 100 procent is.

Als u géén fiscale partner heeft
Als u geen fiscale partner had, trekt u uw eigen uitgaven af. Dit geldt ook als u een deel van het jaar een fiscale partner had en er niet voor koos om het gehele jaar als elkaars fiscale partner te worden beschouwd.

Aftrekbare kosten
Tot de aftrekbare kosten behoren ondermeer:

  • De kosten van het voorbereiden en het laten drukken van het proefschrift*;
  • ISBN registratiekosten;
  • Literatuur;
  • Telefoonkosten en porti;
  • Verpakkingsmateriaal en verzendkosten van de proefschriften;
  • Kosten ten behoeve van de promotiecommissie;
  • Alle kosten rechtstreeks verbonden aan de academische plechtigheid zoals reiskosten, huur gelegenheidskleding voor promovendus, maar ook voor paranimfen!;
  • De kosten van de receptie na afloop van de promotie.

Drukkosten

Ten aanzien van de drukkosten van het proefschrift is er inmiddels jurisprudentie dat enkel het aantal boeken aftrekbaar is dat minimaal wordt vereist door de universiteit. Bij een grotere oplage is tenminste aftrekbaar het bedrag dat gemoeid is met het drukken van deze minimaal vereiste oplage.

Op zich hoeft dit geen grote consequenties te hebben voor het aftrekbare bedrag daar het overgrote deel van de drukkosten gemoeid zijn met het drukken van deze eerste exemplaren van de oplage. Het doordrukken van extra boeken is relatief gezien erg goedkoop, namelijk ca € 1,50 - € 3,00 per exemplaar.

In het geval van de Universiteit Maastricht zijn dus enkel de 10 exemplaren die u verplicht bij de UM dient in te leveren van belang.

Een rekenvoorbeeld;
Totale kosten van een oplage van 400 exemplaren = € 2200,- (bijvoorbeeld)
Kosten van extra exemplaren = € 2,- per exemplaar.

Het aftrekbare bedrag is dan als volgt te berekenen € 2200,- minus ((400-10) x € 2,-) = 2200 - 780 = € 1420,-

Wat telt voor de belasting is datgene wat betaald wordt, dwz het betaalbewijs. Facturen zijn minder van belang.

Niet aftrekbare (studie-)kosten zijn ondermeer:

  • De kosten van een studeerkamer;
  • De kosten van een promotiediner (zie Tip);
  • De kosten van een feest (zie ook Tip);
  • De kosten van een fotoreportage;
  • Ontvangen vergoedingen;
  • Reis- en verblijfskosten.

Ontvangt u van uw werkgever een vergoeding cq bijdrage in de kosten van het proefschrift, dan dient u deze ontvangen vergoeding in mindering te brengen op uw aftrekpost. Uw werkgever mag deze vergoeding onbelast aan u uitkeren. Zie ook Tip 3.

Tip 1
Bewaar zoveel mogelijk alle rekeningen, kwitanties en andere bewijsstukken.

Tip 2
Ga tijdig na of het voordelig is om kosten in het lopende jaar danwel in het volgende jaar te betalen. Hou wel rekening met de 'drempel' voor studiekosten in beide jaren.

Tip 3
De kosten van het diner en/of feest dat een promovendus aanbiedt aan promotor en collega's na afloop van de promotieplechtigheid zijn geen buitengewone lasten, maar kunnen misschien als representatiekosten worden afgetrokken. Representatiekosten zijn niet aftrekbaar, maar kunnen wel belastingvrij worden vergoed door de werkgever!

Tip 4
Het kan soms erg lucratief zijn, en je een heel stuk in de kosten schelen, om extra tijd te investeren in het zoeken naar een of meerdere sponsoren. Zie bijvoorbeeld het Fondsenboek.

Tip 5
Omdat de kosten van een feest voor de belasting niet aftrekbaar zijn, plus dat eventuele ontvangen vergoedingen in mindering gebracht moeten worden op de kosten van de promotie, zijn er promovendi die deze twee geldstromen geheel weten te scheiden. Enige kennis van belastingsaftrekmogelijkheden, danwel assistentie van een belastingadviseur is hierbij wel noodzakelijk wil je achteraf hiermee niet in de problemen komen.

De Uitgave van een handelseditie van het proefschrift

Hoewel het maar weinigen is gegeven zijn er proefschriften die commercieel zijn te exploiteren. In het geval dat uw proefschrift zich hiervoor leent neem dan lang tevoren contact op met een uitgever in uw vakgebied. De besluitvorming kan soms wel eens langdurig zijn.
Voor promovendi aan de Universiteit Maastricht is het mogelijk om onder de Imprint Universitaire Pers Maastricht een dissertatie in de boekhandel te brengen. Informeer bij Datawyse naar de mogelijkheden hiervan.
Weet dat er ook "uitgevers" zijn die op een wel zeer aparte wijze een boek uitgeven. De auteur koopt het aantal exemplaren dat hij zelf nodig heeft voor de promotie tegen een prijs waarmee de kostprijs van de gehele oplage al volledig is gedekt. De uitgever participeert dus niet in het uitgeefrisico van het boek, maar berekent alle kosten door aan de auteur.
Vraag ter vergelijking daarom altijd een offerte aan voor een "uitgave in eigen beheer" zoals dit genoemd wordt. Hiermee wordt bedoeld dat u onder eigen verantwoordelijkheid een oplage boeken laat drukken en deze zelf verspreid. Alle uitgaven, maar ook alle inkomsten zijn in deze situatie volledig voor rekening van de promovendus.

Onbelaste inkomsten uit een handelseditie van een proefschrift

Baten uit de verkoop van een handelseditie van het proefschrift zijn onbelast. Volgens een uitspraak van het Hof dienen deze baten wel in mindering gebracht te worden op de kosten van de promotie.

Bron: Info Belastingdienst en Elsevier Belasting Almanak.
Disclaimer. Aan de informatie op deze pagina kunnen geen rechten worden ontleend.